La comunicación telefónica se ha convertido en una parte crucial de nuestra vida cotidiana y poder comunicarse de forma eficaz por teléfono es esencial. Ya sea una llamada personal o profesional, es importante realizar y recibir llamadas con confianza. En este blog, brindaremos consejos prácticos para para hacer y recibir llamadas en inglés y mejorar la comunicación telefónica, incluidos saludos apropiados, cómo manejar situaciones difíciles y más.
1. Saludos apropiados 📲
El primer paso para dar una buena impresión por teléfono es saludar adecuadamente a la persona que está al otro lado de la línea. Al contestar una llamada telefónica, identifíquese siempre y ofrezca un saludo cortés como "Buenos días/tardes/noches", seguido de su nombre y cómo puede ayudar a la persona. Si está realizando una llamada, asegúrese siempre de hacerlo en el momento adecuado. Preséntese y indique el motivo de su llamada y luego pregunte si es un buen momento para continuar con la conversación. Utilice un lenguaje formal y evite la jerga o expresiones informales.
2. Habla con claridad y confianza 📲
Al hablar por teléfono, es importante hablar con claridad y confianza. Asegúrese de articular sus palabras correctamente y evite hablar demasiado rápido o murmurar. Hablar a un ritmo moderado y con el tono de voz adecuado puede hacer que la conversación sea más fácil de entender y más agradable.
3. Toma notas 📲
Tomar notas durante una conversación telefónica es una buena práctica, especialmente cuando necesitas recordar información compartida durante la conversación. Es imprescindible tener a mano una libreta y un bolígrafo antes de realizar cualquier llamada. Anote detalles esenciales como nombres, números de teléfono y fechas.
4. Utilice un lenguaje positivo 📲
Utilice siempre un lenguaje positivo y educado cuando se comunique por teléfono. Evite el uso de frases negativas, sarcasmo o humor en un entorno profesional, ya que pueden malinterpretarse. Utilice frases como "sin duda", "gracias por contactarnos", "encantado de ayudarle" y "agradecemos su llamada" para garantizar que la conversación sea una experiencia positiva para ambas partes.
5. Manejar situaciones difíciles 📲
A veces, las conversaciones telefónicas pueden resultar desafiantes y es importante saber cómo manejar situaciones difíciles. La clave es mantener la calma, la concentración y el profesionalismo. Escuche activamente a la persona al otro lado de la línea y trabaje pacientemente para abordar sus inquietudes. No los interrumpa ni hable por encima de ellos y sea siempre cortés y respetuoso. Si la situación se sale de control, informe a la persona que llama que necesita buscar información o asistencia adicional y, si es necesario, transfiera la llamada a una autoridad superior.
6. Repita nombres e información 📲
Al hablar por teléfono, puede resultar complicado recordar nombres y detalles importantes. Para evitar confusiones, repita los nombres y la información a la persona que llama para garantizar la precisión y demostrar que la está escuchando activamente. Por ejemplo, diga: "Entonces su nombre es John y necesita ayuda con su número de cuenta 1234, ¿es correcto?".
7. Aclare si es necesario 📲
Si no entiende algo que dice la persona que llama, pídale cortésmente que se lo aclare. Puedes decir: "Lo siento, ¿podrías repetir eso, por favor?". o "No entendí muy bien lo que dijiste, ¿podrías aclararlo?"
8. Finalice la llamada cortésmente 📲
Cuando la conversación llegue a su fin, asegúrese de finalizar la llamada cortésmente. Agradezca a la persona que llama por su tiempo y pregúntele si hay algo más con lo que necesite ayuda. Por ejemplo, diga: "Gracias por llamar. ¿Hay algo más en lo que pueda ayudar antes de colgar?".
9. Utilice un tono amigable 📲
Usar un tono amigable puede ayudar a crear una interacción positiva con la persona que llama. Sonreír mientras habla también puede reflejarse en su tono de voz, haciendo que la llamada parezca más agradable.
10. Esté preparado 📲
Antes de realizar o recibir una llamada, asegúrese de estar completamente preparado. Esto incluye tener disponible cualquier información o material necesario, como una lista de preguntas para hacer o información de la cuenta.
En conclusión, hacer y recibir llamadas con confianza es una habilidad que se puede aprender y mejorar con la práctica. Al utilizar saludos apropiados, hablar con claridad y confianza, tomar notas, utilizar un lenguaje positivo y manejar situaciones difíciles con profesionalismo, puede hacer que las llamadas telefónicas sean una experiencia positiva y productiva. Con estos prácticos consejos podrás convertirte en un comunicador más eficaz por teléfono.
